你確定會發(fā)郵件嗎？郵件傳送的不僅是工作內(nèi)容，還有實力和態(tài)度！

作者：    發(fā)布時間：2020-06-03 18:29:20  訪問量：1319  來源：

中國郵箱網(wǎng)訊 6月2日消息 以前做公眾號時，我會在評論區(qū)留下郵件，讓需要電子資料包的粉絲給我發(fā)郵件，我再逐一回復(fù)。但偶爾會收到個別郵件，我不僅不回復(fù)，還會直接刪除。

比如有讀者這樣給我發(fā)郵件：

“想要電子資料包”

“把電子資料包發(fā)給我一下”

有這樣向人索要東西的嗎？即便我不要求大家多有禮貌，但也希望發(fā)送郵件者，能有基本的尊重，哪怕把一句話說完整，不至于讓人讀起來特別反感。

但后來我發(fā)現(xiàn)不會發(fā)郵件的人很多，包括在工作中遇到的下屬、同事等等。作為職場領(lǐng)域的創(chuàng)作者，今天想在這里聊一聊：在職場到底要如何發(fā)郵件，郵件是如何在體現(xiàn)你的個人職業(yè)形象的。

一、你認識到郵件的本質(zhì)了嗎？

很多人都單純的誤以為郵件只是一個傳送工作內(nèi)容，促進有效溝通的工具，但事實真的只是這樣嗎？

什么是郵件？郵件不是聊天軟件，它是用來做確定步驟的，便于追根溯源的，有商業(yè)效率和法律效率的。

每一封郵件的發(fā)出，都意味著你的職業(yè)特色和個人特征正在被傳遞?；貜?fù)郵件的時間，郵件發(fā)送的內(nèi)容和用語等細節(jié)，都在側(cè)面體現(xiàn)你的實力、暴露你的工作態(tài)度。

二、如何更高階的發(fā)送郵件？4個方面的細節(jié)不可忽視！

01、郵件發(fā)出的時間

當(dāng)有必要的郵件需要發(fā)出時，當(dāng)然是越早發(fā)會好。這里我們主要強調(diào)另外2種情況：其一是若遇到事情復(fù)雜，無法第一時間回復(fù)；其二是特殊時間段不能發(fā)送的郵件。

尤其是反饋型郵件，具體回復(fù)的結(jié)論需要多人配合或反復(fù)確認，導(dǎo)致郵件不能及時確切回復(fù)，很多時候由于發(fā)件方多次催促未果，雙方還會產(chǎn)生溝通矛盾。遇到這種情況不如將原本需要回復(fù)的一份郵件，拆分成兩份郵件來發(fā)。

在未得到確切結(jié)果前，可先回復(fù)：“情況已收悉，我們正在緊急處理，結(jié)果出來后會第一時間回復(fù)......”。這份郵件的回復(fù)，不僅傳達了已收悉需求內(nèi)容，還傳達了讓對方無需苦苦等待，這是給發(fā)件人的一個交代。及時作出響應(yīng)，永遠是發(fā)郵件的第一要則。

第二種情況是特殊事件段不能發(fā)送的郵件。比如需要給領(lǐng)導(dǎo)和同事發(fā)送內(nèi)部結(jié)構(gòu)調(diào)整的通知，或是公司內(nèi)部產(chǎn)品價格調(diào)整的通知等，這類郵件的發(fā)送最好在公司大會時，加密統(tǒng)一發(fā)送。避免在同事或領(lǐng)導(dǎo)拜訪客戶時、或進行同行交流會時發(fā)送，盡量排除內(nèi)部消息泄密的可能性。

除及盡快回復(fù)外，做好以上兩點，不僅顯得你事事有交代、還體現(xiàn)出你懂得替他人著想、懂得以結(jié)果為導(dǎo)向的去維護公司利益。

02、關(guān)于郵件內(nèi)容

好的郵件內(nèi)容，應(yīng)該具有較高易讀性和說服力的。我們可以通過以下幾個細節(jié)來體現(xiàn)易讀性和說服力。

①指令：首先要有針對性的、用簡潔的語言、有條理的闡述或答復(fù)指令：指令是否完成、完成到哪個階段、未完成的原因、完成它需要配合的因素等。不要小看郵件的指令發(fā)送，這是體現(xiàn)你理解能力和表達能力的基礎(chǔ)。

②信息增量：能否回復(fù)預(yù)判到對方可能追加的問題、以及涉及到的周邊問題等，這從側(cè)面展示了你的前瞻性、預(yù)判能力等，而這些都是你專業(yè)度和崗位實力的體現(xiàn)。

③注意事項：溫馨提示對方看到郵件后的注意事項，或是提出便于對方處理的專業(yè)性意見，這不僅是個人素養(yǎng)的體現(xiàn)，還有可能是企業(yè)文化展示的機會，倘若收件人是客戶，那么就會給客戶留下非常好印象，為以后的交流合作奠定了好感。

④表達要具體：具體的詞，才是關(guān)鍵詞。郵件內(nèi)容的表達盡量要具體，既利于對方理解，也利于保留憑證。比如具體的地址、具體的時間、具體的數(shù)量、具體的標準等。

關(guān)鍵詞能幫助收件人理解到具體信息，也為雙方的工作提供一個標準。如若后期有矛盾或有問題產(chǎn)生，可以在此找到憑證，便于追根溯源，促進工作的最終完成。

關(guān)鍵詞可減少不必要的溝通，也是判定雙方工作質(zhì)量的標準。擅用具體的關(guān)鍵詞的員工，大多有著高效、負責(zé)任的職業(yè)特質(zhì)。

03、格式

基本的字體、加粗、顏色、排版等格式在這里我們不作冗述，主要強調(diào)關(guān)于抄送、附件、主題這3個方面的內(nèi)容。

①抄送

首先、要搞清楚收件人和抄送對象之間的關(guān)系，收件人為事情的責(zé)任方（回復(fù)方），而抄送對象，一般只是知曉方，往往是同項目的負責(zé)人，或領(lǐng)導(dǎo)等。

第二、第如果一份郵件需多人回復(fù)，有多個責(zé)任人，那么應(yīng)將需要回復(fù)的責(zé)任人都設(shè)為收件人。

第三、抄送對象一定不能忘記。譬如萬一有什么問題，抄送的上司可幫你一起發(fā)現(xiàn)和解決，不抄送出了問題就只能自己扛。其次，如果是重要郵件，還利于郵件的保存，萬一郵件數(shù)據(jù)和信息被不小心清理掉，還能在抄送對象處找回信息。再次、還便于抄送對象及時了解事情的進展或結(jié)果，減去了再去詢問的溝通成本。

②附件

附件的形式一般有表格、圖片、文檔這3種形式，這里主要強調(diào)前兩種。

凡是能用表格做附件輔助說明的，盡量避免用大段文字。

根據(jù)圖片我們可以看出，表格的視覺效果，真的要直觀很多。

若附件為圖片時，圖片如果必須用某種小眾的軟件才能打開，要告知收件人具體的軟件，最好能直接附上下載軟件的鏈接、提示對方打開方式。避免打不開圖片后的冗余溝通。當(dāng)然，圖片要清晰，要配文字說明等，這些基礎(chǔ)要求依然不能忽略。

無論是哪種附件，一定要按照收件方需求，去分類命名。這樣做的目的不僅讓收件人一目了然，對你倍生好感，更有利于當(dāng)郵件積累變多時，收發(fā)雙方的搜索查找。

最后，最重要的一點，正文一定要對附件有所提示，避免收件人忽視附件的存在，產(chǎn)生不必要的溝通成本。

③主題

郵件的主題，是收件人看到郵件的第一眼內(nèi)容，好的主題可以達到錦上添花的效果。

主題應(yīng)有信息，恰當(dāng)?shù)闹黝}信息是在告訴收件人，郵件的目的。沒有信息的主題給收件人的第一印象是不知所云，甚至?xí)宦┛础?/p>

主題信息還會幫助收件人將郵件分類，這是一封咨詢郵件、反饋郵件、或是存檔郵件，應(yīng)該在主題上有所體現(xiàn)。

咨詢類郵件：例如詢價、技術(shù)確認等；

反饋型郵件：例如項目進展、付款明細等；

存檔郵件：例如工作日報、獎懲通知等；

例如以上圖片中的郵件主題，作為收件人，我們可以一眼看出，這是一封反饋型郵件，發(fā)件人注明了具體參數(shù)，型號、結(jié)果等，并用具體的日期著名了發(fā)貨日期，這樣的郵件主題，讓人很快明白這是一份什么郵件，目的是什么。

04、電話補充

緊急、重要的事情，郵件陳述后，有必要做電話補充的一定不能少。尤其是很多職場新人，能用郵件處理的，大多不愿意再打電話補充說明，這是非常不成熟的職業(yè)行為。

電話作為郵件的補充和輔助，不僅能提醒收件人及時處理郵件，還能表明自己作為發(fā)件人對郵件內(nèi)容的高度重視程度，這也是在間接提醒收件人重點對待。

有了電話的加持，郵件相當(dāng)于被保駕護航，優(yōu)先、著重處理的可能性更高。

如果收件人是客戶，則有利于工作對接效率的提高，讓客戶感覺你細心、高效、是個靠譜的人，且你的靠譜意味著你背后的企業(yè)靠譜；若收件人是領(lǐng)導(dǎo)，則直接體現(xiàn)了你做事的責(zé)任心。

三、最后、對每一封收件執(zhí)行3D處理原則

所謂3D，就是行動（Do），轉(zhuǎn)發(fā)（Delegate）和擱置（Defer）。

對每一封待處理的郵件，首先要做好分類，可以設(shè)置待辦，但一定不能“怠慢”！

行動（Do）：首先，所有的收件都必須立馬行動，雖然這個行動不一定是回復(fù)。對于復(fù)雜郵件，立馬傳達給需要配合的同事，給予其他人提供答案的時間；對于緊急又復(fù)雜的郵件，要立馬向領(lǐng)導(dǎo)申請授權(quán)，第一時間通知對應(yīng)責(zé)任人加班處理；對于簡單，可單獨回復(fù)的郵件，可根據(jù)當(dāng)天任務(wù)緊急與否的排列的次序，盡快回復(fù)。

行動力是職場人體現(xiàn)時間管理的基本能力。及時行動處理郵件，展示的是優(yōu)秀的時間管理能力，這是團隊管理人員、企業(yè)高管的必備素質(zhì)。所以能否及時行動、回復(fù)郵件，或許與你的職場晉級有關(guān)。

轉(zhuǎn)發(fā)（Delegate）：轉(zhuǎn)發(fā)郵件的情況，一般是上級轉(zhuǎn)發(fā)給下級。第一時間將需要下級處理的郵件轉(zhuǎn)發(fā)過去，讓下級更早了解任務(wù)，更早發(fā)現(xiàn)任務(wù)中的問題，更早為解決問題做準備工作，為執(zhí)行和完善留出更多的時間。這不僅體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)給下屬成長的機會，更體現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)力的合理性。

好的領(lǐng)導(dǎo)力，吸引的是長久的、忠誠度高的員工。所以，看似小小的轉(zhuǎn)發(fā)郵件問題，或許與你能否帶出好一批優(yōu)秀的員工有關(guān)。

擱置（Defer）：被擱置的郵件有兩類，一類是需要一定時間才能答復(fù)的郵件；另一類是告知型、通知型郵件。

首先，先通過是否能行動、和轉(zhuǎn)發(fā)，去判斷郵件是否不得不擱置。如果必須擱置，要給郵件設(shè)置在有效期內(nèi)的答復(fù)時間，提示自己處理。

其次，擱置的郵件，要簡短回復(fù)發(fā)件人擱置的理由，并告知對方預(yù)期的答復(fù)或提供時間。列入待辦清單，設(shè)置緊急程度、截止日期，用以警示自己。

最后，無需處理的擱置郵件單獨歸納。

擱置與否，能很好的鍛煉和體現(xiàn)自己的整理歸納能力。若因為擱置的不合理，而造成忘記處理郵件，則會給外人留下糊糊涂涂、沒有條理的印象。

總結(jié)：發(fā)郵件是大多數(shù)人的工作內(nèi)容之一，高階的郵件發(fā)送、處理能力也是一種稀缺的工作能力。以上是給大家匯總的關(guān)于如何發(fā)送、處理郵件的全部內(nèi)容，希望大家能早日成為郵件能手，讓更高階的郵件，助你順利成為更高階的職場達人！

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