如何寫好一封郵件？

作者：騰訊郵箱    發(fā)布時(shí)間：2023-03-23 21:40:58  訪問(wèn)量：841  來(lái)源：企業(yè)郵箱

如何寫好一封郵件？

1. 寫郵件的順序

當(dāng)你在寫一封新的郵件時(shí)，記住四個(gè)字：由下到上。我們寫郵件的順序最好是：附件，正文，標(biāo)題，收件人地址。

這么做的好處是你至少不會(huì)落下任何重要的信息。比如，我個(gè)人過(guò)去最常犯的錯(cuò)誤就是“忘記添加附件”。都和對(duì)方說(shuō)好了請(qǐng)查看附件，結(jié)果發(fā)現(xiàn)忘記添加，于是不得不重新補(bǔ)發(fā)一封。

這樣的順序能夠其實(shí)就是一種“防呆機(jī)制”，你不完成所有的步驟，郵件根本發(fā)布出去。

2. 說(shuō)清楚4個(gè)“W”和1個(gè)“H”

2.1 (W)ho：你在給誰(shuí)寫郵件?

看到指代不明的郵件，我就想起春節(jié)收到的群發(fā)短信，實(shí)在沒(méi)什么繼續(xù)讀的動(dòng)力。即便是群發(fā)郵件，也要寫明到底是寫給誰(shuí)的，而不是一句“Hi”就過(guò)去了。

2.2 (W)hat：你想說(shuō)什么?

都發(fā)郵件了，說(shuō)明這個(gè)事情還挺重要的，那就別說(shuō)廢話，言簡(jiǎn)意賅說(shuō)明意圖。

郵件中盡量不要用含混的描述，有數(shù)據(jù)和數(shù)字的，記得直接引用。

2.3 (W)hy：人家為什么要回復(fù)你?

你要把關(guān)注點(diǎn)調(diào)到對(duì)方身上。你要讓對(duì)方感覺(jué)這件事對(duì)他重要，他才有動(dòng)力回復(fù)你的郵件。

說(shuō)白了，多數(shù)人都只關(guān)心自己，這是人性，不要違背。

2.3 (W)hy：人家為什么要回復(fù)你?

你要把關(guān)注點(diǎn)調(diào)到對(duì)方身上。你要讓對(duì)方感覺(jué)這件事對(duì)他重要，他才有動(dòng)力回復(fù)你的郵件。

說(shuō)白了，多數(shù)人都只關(guān)心自己，這是人性，不要違背。

2.5 (H)ow：希望對(duì)方如何應(yīng)對(duì)?

明確希望對(duì)方做出的回應(yīng)，不然誰(shuí)知道你想要對(duì)方怎么做呢?

3. 內(nèi)容可折疊

先把重點(diǎn)標(biāo)記好，然后再補(bǔ)充展開內(nèi)容。

比如先寫好幾個(gè)小標(biāo)題一二三四五，然后再去補(bǔ)充里面的具體內(nèi)容?？吹娜擞袝r(shí)間和興趣就仔細(xì)看，沒(méi)時(shí)間就只看小標(biāo)題。

這樣做言簡(jiǎn)意賅，邏輯清晰。如果你總喜歡嘮嘮叨叨，就規(guī)定自己一個(gè)點(diǎn)只說(shuō)五句。

4. 標(biāo)題要明確

不要過(guò)短讓人摸不著頭腦，也不要太長(zhǎng)讓人覺(jué)得是垃圾郵件。

用最少的詞把這封郵件的內(nèi)容說(shuō)清楚，用點(diǎn)不用面。

5. 能用文字的就別用圖片

別把文字做成圖片發(fā)過(guò)去。首先加載速度慢，在手機(jī)上看更是效率低。其次不能檢索，后期查起來(lái)太麻煩。最后大部分人的審美不夠?qū)I(yè)，正常的文字至少不會(huì)減分。其實(shí)這事和在微信上溝通是一樣的：能發(fā)文字就別發(fā)語(yǔ)音。

6. 簡(jiǎn)化添加的鏈接

如果有鏈接需要添加，那就去用專業(yè)網(wǎng)站縮短它?？雌饋?lái)簡(jiǎn)潔明快，不會(huì)讓人覺(jué)得反感。

7. 多說(shuō)事實(shí)，少帶情緒

有問(wèn)題就反應(yīng)問(wèn)題，我們發(fā)郵件不是為了泄憤，而是為了解決問(wèn)題。檢查郵件的時(shí)候，如果發(fā)現(xiàn)某些詞對(duì)于解決問(wèn)題沒(méi)有幫助，那就果斷刪去吧。

8. 想好了再抄送

這封郵件應(yīng)該只涉及相關(guān)人員，不要有事沒(méi)事抄送給他人，尤其是領(lǐng)導(dǎo)。

有成績(jī)的時(shí)候，感覺(jué)你在邀功，有爭(zhēng)執(zhí)的時(shí)候，感覺(jué)你在呼喚老板做主。凡事都告班主任的孩子，未必就會(huì)成為人氣最好的學(xué)生。寫好一封郵件拿出這篇文章自己檢查一下，如果都合格起碼保證你沒(méi)有犯嚴(yán)重的錯(cuò)誤。

還有最重要的一條原則：

發(fā)出去的郵件就是潑出去的水。不要一時(shí)頭腦發(fā)熱，就賭氣把不該發(fā)的郵件發(fā)出去了。哪怕你和別人吵翻天，也比你發(fā)一封怒氣沖沖的郵件要強(qiáng)。這些“白紙黑字”的郵件都有可能成為你工作中的把柄，點(diǎn)擊發(fā)送之前記得考慮一下。

最后說(shuō)一條“收郵件”的規(guī)則：收到以后即使沒(méi)空，也要回復(fù)一句“郵件已收到，過(guò)后答復(fù)您”，讓對(duì)方起碼知道郵件已經(jīng)收到了，不會(huì)懷疑是否發(fā)送失敗。

想要升值加薪，先從好好寫郵件開始。

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